Politique de confidentialité – Hostmind

La présente politique de confidentialité a pour but d’expliquer aux utilisateurs de l’application et du site web Hostmind :
– La manière dont sont collectées et traitées leurs données à caractère personnel ;
– Les droits dont ils disposent sur ces données ;
– La politique en matière de cookies ;
– Les mesures de sécurité mises en œuvre.

Dernière mise à jour : 17 juillet 2025

Introduction et définitions

Chez Hostmind (Majéo SRL), nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité de vos données. Cette politique explique comment nous collectons, utilisons et protégeons vos informations, ainsi que vos droits en tant qu’utilisateur de notre service.

Hostmind : un logiciel SaaS destiné aux gestionnaires de biens en location courte durée, fournissant des outils de gestion opérationnelle, communication, ménage et facturation.

Utilisateur : toute personne ou entité utilisant Hostmind pour gérer ses biens et services.

Crédits : unités d’achat utilisées pour accéder aux fonctionnalités payantes de Hostmind, acquises via une passerelle de paiement sécurisée.

1. Qui sommes-nous ?

Hostmind est une solution logicielle développée par Majéo SRL, basée en Belgique.

Majéo SRL
Adresse : Rue de Gemine 443, 5300 Landenne, Belgique
Email : jef@majeo.be
Numéro BCE / TVA : BE1017.781.111

2. Nature des données collectées

Hostmind est un outil de gestion et non une plateforme de réservation ou de vente. Nous ne stockons pas de données de réservation complètes (coordonnées voyageurs, moyens de paiement, etc.), à l’exception des informations contenues dans les messages échangés ou nécessaires à la gestion du ménage, à la facturation ou à l’identification du logement. Les informations relatives aux logements (nom, type, nombre de chambres, statut de ménage…) sont conservées afin d'assurer le bon fonctionnement des fonctionnalités de l’application.

Nous collectons notamment :

  • Données d’identification : nom, prénom, email, téléphone.
  • Données d’activité : échanges via WhatsApp Business ou GuestApp, intégrations avec l’API Beds24.
  • Données techniques : adresses IP, préférences, historiques d’interaction avec l’IA.
  • Données issues de partenaires : informations provenant de PMS ou OTA connectés.
  • Données liées aux logements : nom, type, nombre de chambres, statut de ménage, etc.

Les données de réservation (dates, montants, coordonnées) ne sont récupérées qu’au moment de l’utilisation via l’API Beds24 et ne sont pas stockées durablement.

Des journaux d’événements techniques (logs d’erreurs, historiques d’accès) peuvent être temporairement stockés afin d’assurer la sécurité, la traçabilité et le bon fonctionnement de la plateforme.

Les renseignements personnels que nous collectons peuvent également provenir de formulaires tels que la création de compte ou les formulaires de contact présents sur notre plateforme.

3. Utilisation des données

Nous utilisons vos données pour :

  • Fournir et optimiser les fonctionnalités de Hostmind.
  • Gérer votre compte et vos crédits.
  • Automatiser la communication avec vos voyageurs.
  • Générer des documents administratifs (factures, rapports).
  • Analyser l’usage pour améliorer le service.
  • Vous contacter pour des questions techniques ou contractuelles.

Aucune donnée n’est vendue à des tiers.

4. Crédits & remboursement

Les crédits nécessaires à l’utilisation de certaines fonctionnalités sont achetés via Stripe, une passerelle de paiement sécurisée. Aucune donnée bancaire n’est stockée par Hostmind.

Les informations transmises à Stripe sont limitées au strict nécessaire (montant, type de crédits, email).

Les crédits sont associés à votre compte et permettent d’accéder aux modules activés.

Aucun remboursement n’est accordé sauf en cas d’achat non utilisé, déduction faite des frais retenus par Stripe.

5. Sous-traitants

Nous collaborons avec des partenaires techniques pour assurer la qualité et la sécurité de nos services :

  • Microsoft Azure : hébergement et infrastructure.
  • OpenAI via Azure : génération de contenu IA.
  • Stripe : traitement des paiements.
  • Beds24 : intégration PMS et récupération des réservations.

Tous nos sous-traitants respectent les exigences du RGPD.

6. RGPD & Vos droits

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants :

  • Accès à vos données personnelles.
  • Rectification des informations inexactes.
  • Effacement de vos données.
  • Limitation ou opposition à certains traitements.
  • Portabilité de vos données dans un format structuré.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à jef@majeo.be.

7. Sécurité des données

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles rigoureuses pour protéger vos données :

  • Chiffrement des données en transit et au repos.
  • Hébergement sécurisé sur Microsoft Azure.
  • Authentification à double facteur (OTP) pour l’accès.
  • Accès restreint aux données selon les rôles.

8. Limitation de responsabilité

Hostmind ne garantit pas l’exactitude ou la disponibilité des données fournies par Beds24 ou générées par l’IA. L’utilisateur reste responsable de la vérification et de l’utilisation de ces informations.

9. Cookies et suivi

Notre site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de l’application, notamment pour la sécurité des sessions et la mémorisation des préférences d’affichage.

Ces cookies peuvent contenir des informations techniques telles que l’adresse IP, le système d’exploitation, la date et l’heure de connexion ou encore les pages consultées. Ils servent uniquement à améliorer le service, à assurer la sécurité des sessions et à produire des statistiques anonymisées d’usage.

Aucun cookie publicitaire ou de suivi marketing n’est utilisé.

10. Transferts hors UE

Certaines données peuvent être traitées en dehors de l’Union Européenne (par exemple via Azure ou OpenAI). Nous veillons à ce que des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types, soient en place pour protéger vos données.

11. Mises à jour

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement. En cas de modification substantielle, vous serez informé par email ou via l’application.

12. Contact

Majéo SRL / Hostmind
Email : jef@majeo.be
Adresse : Rue de Gemine 443, 5300 Landenne, Belgique

13. Opposition, retrait et limitation

Vous disposez du droit de vous opposer à certains traitements de vos données, notamment à des fins de communication ou d’analyse. Vous pouvez également demander à retirer vos données de nos bases actives ou à en limiter l’usage.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’écrire à l’adresse suivante : jef@majeo.be

14. Contact

Majéo SRL / Hostmind
Email : jef@majeo.be
Adresse : Rue de Gemine 443, 5300 Landenne, Belgique